Um die Vorteile der Automatisierung zu erkennen, stellen Sie sich bitte vor, Ihr Unternehmen müsste auf einen Schlag 2.000 PDF Dokumente zur Bereitstellung im Internet einheitlich benennen. Alles braucht feste Strukturen anhand der Namen, Inhalte und Metadaten. Wie lange würde das dauern, welche Ressourcen würden Sie benötigen?
Bei durchschnittlich zwei Minuten für Aufruf, Datenextraktion und Umbenennung wären das rund 67 Arbeitsstunden – ohne Fehlerkontrolle. Und 2.000 Dokumente kommen in einem Verlag schnell zusammen. Dann wäre ein Zeitaufwand von beispielsweise zwei Tagen gut investiert.
Die Vorteile der Automatisierung zeigen sich auch bei wiederkehrenden Prozessen wie Monitoring, Datenbereitstellung und -übermittlung oder -anpassung: Immer soll ein Routine-Prozess sicher ablaufen, aber bei Problemen möchten Sie informiert werden.
Vorteile der Automatisierung
- Zeitgewinn durch Ersatz für aufwendige manuelle Tätigkeiten
- Routineaufgaben sicher und fehlerfrei erledigen lassen
- Prüfungsaufwände reduzieren
- Fehlerreduzierung durch automatisierte, gleiche Bearbeitung
- Prozessoptimierung „nebenbei“
- Geringer Anpassungsaufwand, Umstellung ohne „Rückfallgefahr“
- Kaum zeitliche oder Umfangsbeschränkungen, hohe Skalierbarkeit
- Kaum Anpassungsaufwand bei Prozessänderungen
- Zugriff ohne Applikation auf Datenebene möglich
- Systemübergreifende Prozesse sind ebenfalls automatisierbar (RPA)
Ideal für Routineaufgaben
Eine Vielzahl von Aufgaben steht immer wieder an und muss in immer gleicher Weise erledigt werden. Statt Urlaubsübergaben oder Vertretungsregelungen mit Checklisten kann Automatisierung so etwas fehlerfrei und ohne menschliche Eingriffe übernehmen. Eine Nachricht dokumentiert die fehlerfreie Umsetzung oder Probleme, die Kontrollaufwände sinken deutlich.
Automatische Prüfung von Daten, Prozessverläufen
Auch das Monitoring von Prozessen ist ideal für Automatisierungslösungen: Ausgangsbasis und Resultate werden abgeglichen, bei Abweichungen erfolgt dann eine Nachricht, die die Probleme nennt. Der Prozess läuft nachts, morgens erfolgt die Kontrolle mit einem Blick in die E-Mails. Hat alles funktioniert, dann ist der Zeitaufwand gering. Gab es Probleme, können Sie gezielt prüfen, denn die Fehler sind bereits bekannt.
Sicherheit durch einheitliche Abläufe
Die Vorteile der Automatisierung bestehen auch darin, den menschlichen Faktor zu vermeiden. Keine Tagesform, kein Vergessen oder Übersehen; und auch keine Probleme bei Prozessanpassungen. Eine Automatisierung kann morgen völlig anders ablaufen – und wird nie in „den alten Trott“ zurückfallen.
Die Kombination aus automatisierter Ausführung und automatischer Resultatsprüfung verringert den Aufwand der Beschäftigten. Kontrollen erfolgen automatisch, Eingriffe nur gezielt bei Bedarf. Das ist effizient.
Leicht anpassbar
Anpassungen erfolgen zentral, werden dann getestet und dokumentiert, damit ist eine Prozessänderung erledigt. Dieser Aufwand ist oft viel geringer, als wenn nur zwei manuelle Durchläufe den neuen Anforderungen nicht genügt hätten.
Außerdem kann eine Automatisierung kontextbasiert unterschiedlich reagieren. Smarte Lösungen berücksichtigen Rahmenbedingungen und reagieren passend. Durch die nächtliche Ausführung gibt es Zeit für unterschiedliche Bedingungen oder gestaffelte Strukturen.
Beschränkungen gibt es kaum
Es gibt kaum Limitierungen, was Umfang oder zeitliche Dauer angeht – auch das gehört zu den Vorteilen der Automatisierung. Da sie oft ohne Zugriff auf die Applikationen erfolgen kann und nur auf Datenebene arbeitet, ist sie sehr schnell.
Nur sehr kleine Datenmengen mit außergewöhnlich komplexen Rahmenbedingungen lassen sich meist nicht vorteilhaft automatisieren. In den meisten Fällen ist aber bereits die Ausführungssicherheit samt vereinfachter Kontrolle so nützlich und zeitsparend, dass Kosten sinken und Prozesse verbessert ablaufen.
Fast beliebige Prozessketten sind möglich, wenn Sie Robotic Process Automation (RPA) einsetzen. Dann bewegen Sie sich zwar auf Applikationsebene, können aber über Anwendungsgrenzen hinweg Prozesse automatisch ablaufen lassen. Dann erfolgt der Zugriff hintereinander zusammen mit Datenübergaben usw. – hier gibt es kaum noch Grenzen.
Die Vorteile der Automatisierung über Anwendungen hinweg bestehen darin, dass auch diese Abläufe fehlerfrei erfolgen. Das entlastet Beschäftigte deutlich.