Im Moment herrscht große Unsicherheit in Sachen Digitalisierung. Es wird weitergehen, sicherlich schneller als zu vor – aber wohin? Darauf gibt es keine präzisen Antworten, sodass viele Verlage und Medienunternehmen aktuell noch unsicher sind, welcher Weg zum Ziel führt.
Es gibt allerdings auch erkennbar keinen Grund, einfach zu warten. Weder kann man die Digitalisierung aussitzen noch besteht die Möglichkeit, alles in ein paar Jahren auf einen Schlag nachzuholen – das wird schlicht zu aufwendig.
Es gibt daher verschiedene Ansätze, wie Sie jetzt mit überschaubarem Aufwand, aber spürbarem Nutzen Digitalisierungsfortschritte machen können. Einer davon ist Automatisierung. Dabei muss man nicht sofort alles automatisieren, sondern Lösungen für bestehende Aufgaben finden.
Automatisierung und klare Prozesse – das passt
Grundvoraussetzung sind digitale Strukturen, die Automatisierung zulassen. Diese Strukturen bestehen möglicherweise schon, wenn nicht, kann man sie erzeugen. Dieser Schritt führt bereits zur Prozessverbesserung, denn Abläufe, die sich automatisieren lassen sollen, sind typischerweise effizienter.
Ein besserer Prozess, der zugleich automatisiert abläuft, bringt doppelte Entlastung: Aufwandsreduzierung und Fehlerreduzierung. Weniger Aufwand für die Beschäftigten trägt zur Arbeitszufriedenheit bei. Jetzt können sie nämlich die Arbeitszeit für zukunftsorientierte Projekte einsetzen.
Wenn die Automatisierung Fehler erzeugt, haben sie systematischen Charakter: Im Vergleich zu menschlichen Fehlern im Arbeitsprozess, die erratisch sein können, erzeugt die Automatisierung immer die gleichen Fehler. Deshalb können Sie solche Fehler leicht identifizieren und beheben.
Ob Sie also über die Automatisierung zu einem digitalen Prozess kommen oder einen Prozess zunächst optimieren und dann automatisieren, spielt keine Rolle. Am Ende steht immer ein Vorteil – Automatisierung lohnt sich.
Automatisierung hat eine kurze Amortisierungsdauer
Sollte man jetzt noch an Prozessen arbeiten, die vielleicht in zwei oder drei Jahren ganz anders aussehen? Wir meinen, ja, denn die Kosten einer Automatisierung amortisieren sich normalerweise rasch. Wenn der Arbeitsaufwand täglich zehn Minuten beträgt (das ist nicht viel), entspricht ein Monat in etwa einem halben Personentag, um den Prozess zu automatisieren. Zwei Tage Automatisierungsaufwand haben sich nach sechs Monaten mehr als rentiert, wenn alles problemlos läuft.
Aufwendigere Routinearbeiten zusammen mit Kontrollleistungen spielen ihre Kosten oft innerhalb von neun Monaten wieder ein. Wenn also Unklarheit besteht, wie lange ein automatisierbarer Prozess noch laufen wird, gilt die Faustregel: Bei mehr als einem Jahr lohnt sich die Automatisierung fast immer.
Besonders attraktiv wird es, wenn sich aus dem ersten Automatisierungsschritt weitere ergeben, also ein zweiter Prozess integriert oder angeschlossen werden kann. Schon kurze Prozessketten können deutliche Entlastung auf Kosten- und/oder Beschäftigtenseite bedeuten. In Zeiten erschwerter Personalsuche ist das sicherlich ein Vorteil.
Und die Kontrolle?
Sie haben völlig recht, auch die beste Automatisierung sollte man zumindest stichprobenartig kontrollieren. Wir empfehlen, nach Möglichkeit auch die Kontrolle zu automatisieren: Es ist einfach, in den Automatisierungsprozess ein Monitoring zu integrieren, das auftretende Probleme sammelt und zum Abschluss als Datei oder in einer E-Mail übermittelt. Allein dieser Schritt sorgt schon für eine weitere Entlastung, denn man muss nicht alle Ergebnisse prüfen, sondern korrekte bestenfalls stichprobenartig. Der Fokus aber liegt auf den „Sorgenkindern“. Stellt man dort einen systematischen Fehler fest, kann man den fast immer durch Anpassung lösen. Entscheidend ist, dass die Kontrolle nicht mehr der Gesamtheit gilt, sondern nur noch bekannten Problemen.
Unserer Erfahrung nach fallen viele Fehler in Automatisierungsprozessen unter die Kategorie „fehlerhafte Ausgangsdaten“. Solche Probleme kann man häufig gut lösen. Oftmals sogar durch Automatisierung.
Automatisierung macht unabhängig
Zu den versteckten Vorteilen der Automatisierung gehört, dass sie zwei weiche Faktoren beeinflusst:
Sie macht aus dem Prozesswissen Ihrer Beschäftigten einen digitalen Prozess, der alle wesentlichen Schritte enthält. Das dokumentiert dieses Wissen und setzt es digital um. Sie können es nicht mehr verlieren. Und zurück zum analogen Prozess wollte noch keiner unserer Kunden.
Automatisierung lohnt sich, denn sie reduziert den organisatorischen Aufwand für Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen. Automatisierte Lösungen laufen auf Wunsch 24/7, können aber auch auf die Arbeitswoche beschränkt werden. Wenn sie fehlerfrei arbeiten, brauchen sie intern nur noch den skizzierten Rest Kontrolle, aber kaum aufwendige Dokumentationen, was zu tun und wie zu prüfen ist. Zur Übergabe muss man nur kurzzeitig die Mails mit den Prüfresultaten als Kopie weiterleiten und ggf. Lösungen nennen. Dann laufen die Berichte an der richtigen Stelle ein. Nach der Abwesenheit wird die Weiterleitung gestoppt.
Wir prüfen vorab, ob sich eine Automatisierung lohnt
Bevor wir starten, betrachten wir Ihren Prozess und das Automatisierungspotenzial. Wir sagen Ihnen, was möglich ist und welche Einsparungen Sie erzielen können. Lassen sich Prozesse staffeln, prüfen wir nicht nur die Kette insgesamt, sondern auch die interessantesten, weil aufwendigsten oder am besten automatisierbaren Abschnitte. Dann können Sie entscheiden, ob zunächst nur an den kritischen Stellen automatisiert wird oder von Anfang an. Denn: Automatisierung lohnt sich.
Eine ausführliche Beschreibung der Vorteile finden Sie hier.